Anh Trần Văn Lễ – Sáng tạo từ ứng dụng công nghệ thông tin

Với trình độ chuyên môn là Thạc sĩ Công nghệ thông tin, Cử nhân Quản trị Kinh doanh và sự đam mê nghiên cứu, anh Trần Văn Lễ – Phó trưởng phòng Hành chính, Công ty cổ phần Vận tải Biển Việt Nam (VOSCO) đã xây dựng nhiều phần mềm mới, cập nhật tính năng cho các phần mềm hiện vẫn đang được sử dụng trong Công ty.

Những sáng kiến của anh đã mang lại hiệu quả nhất định trong công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh với tổng số tiền làm lợi là gần 300 triệu đồng. Có thể kể đến như: phần mềm Tra cứu chứng chỉ, phần mềm Quản lý thuyền viên VOSCREW, phần mềm SQEMS, phần mềm SHELL, phần mềm “Kiểm soát chuỗi mua sắm và chi phí”, VOSCONT, BunkerReport, ShipDocs, quản trị website Công ty… Đặc biệt sản phẩm Phần mềm “Kiểm soát chuỗi mua sắm và chi phí” do anh Trần Văn Lễ viết đã được Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đánh giá cao và trao giải Ba trong cuộc thi Ngày hội sáng tạo Tổng công ty năm 2019.

Trong quá trình làm việc, nhận thấy những bất cập trong việc trao đổi thông tin giữa các phòng, bộ phận liên quan đến việc quản lý đội tàu của Công ty, ví dụ như: Đối với các phòng Kỹ thuật, việc trao đổi thông tin bản vẽ giữa Công ty với tàu và các đơn vị dịch vụ sửa chữa mất nhiều thời gian do phải tra cứu tài liệu trong các hộp và scan bản vẽ nhất là các tình huống sự cố cần phải giải quyết gấp; Đối với phòng Vật tư, việc mua bán phụ tùng vật tư của đội tàu do tỷ trọng mua bán hàng không phải chính hãng hiện nay chiếm khoảng 60% (mục đích giảm chi phí) nên để mua được hàng không chính hãng, phòng Vật tư đã phải phối hợp với phòng Kỹ thuật để tra cứu tài liệu và scan tài liệu gửi cho các nhà cung cấp đặt mua theo yêu cầu. Việc này đã làm lãng phí thời gian của các nhân viên cả khối kỹ thuật và vật tư. Đối với đội tàu, một số tàu của Công ty cũng do việc quản lý tài liệu không tốt dẫn tới thất lạc tài liệu hoặc tài liệu để không đúng hộp gây khó khăn trong việc tìm kiếm.

Để giải quyết những bất cập trên, năm 2019 anh Trần Văn Lễ đã nghiên cứu đưa ra sáng kiến “Xây dựng kho tài liệu điện tử cho tàu” với các bước thực hiện cụ thể sau: Thực hiện scan tài liệu cho toàn bộ đội tàu với 14 con tàu (tài liệu của một tàu khoảng 350 quyển, số trang trung bình mỗi quyển khoảng 45 trang); viết phần mềm tra cứu tài liệu; thực hiện cập nhật tài liệu đã scan vào phần mềm. Ngoài giá trị tiết kiệm cho Công ty là 45 triệu đồng, sáng kiến này đã mang lại nhiều hiệu quả kinh tế: Tiết kiệm thời gian hơn trong việc tra cứu, trao đổi thông tin với nhà cung cấp cũng như thời gian trao đổi giữa tàu với các phòng ban chuyên môn; Lưu trữ tài liệu an toàn và lâu dài, tránh thất thoát tài liệu; Dễ dàng chia sẻ tài liệu, tiết kiệm chi phí photo và chuyển phát tài liệu; Dễ dàng thêm mới, bổ sung sửa đổi tài liệu; Giảm nhu cầu phải lưu trữ hồ sơ giấy tại Công ty, đội tàu giúp giải phóng không gian lưu trữ cho các mục đích sử dụng khác hiệu quả hơn; Các tài liệu được số hóa dễ dàng lưu trữ, truy cập và truy xuất hơn, thông tin được lưu trữ điện tử được bảo vệ, bảo mật nhờ các hạn chế truy cập, cơ chế phân quyền và mật khẩu.

Với ý thức luôn hết mình với công việc, ham học hỏi để tự hoàn thiện, năng động, sáng tạo trong công việc, với các đồng nghiệp, anh Lễ thường xuyên quan tâm, giúp đỡ, tận tình chia sẻ kinh nghiệm để cùng nhau nâng cao hiệu quả công việc, đoàn kết và tham gia các phong trào thi đua, các hoạt động đoàn thể do chuyên môn và Công đoàn Công ty phát động.

Ghi nhận những nỗ lực không ngừng trong quá trình công tác của anh Trần Văn Lễ, Công ty và Công đoàn Công ty đã có nhiều hình thức khen thưởng để kịp thời động viên, khích lệ; năm 2020 Công đoàn Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã trao tặng anh Trần Văn Lễ danh hiệu Lao động sáng tạo./.

Công đoàn Tổng công ty